12. 证书印章管理制度

北京社启社会组织建设促进中心

证书印章管理制度

 

第一章 总则

第一条 目的

为了保障北京社启社会组织建设促进中心(以下简称“社启中心”)的合法权益,保证所有证书原件、申办原始资料及其重要文件资料的妥善保管,防止遗失并保证按时备案复检,以及印章使用的合法性、严肃性和可靠性,加强对机构印章的管理,根据《民办非企业单位登记管理暂行条例》等有关法规政策规定,结合社启中心实际,制定本制度。

第二条 适用范围

本制度适用于社启中心所有部门及工作人员。

 

第二章 证书的管理及使用

第三条 社启中心的法人登记证书挂在社启中心对外办公的显著位置,其他证书和证书副本由专人妥善保管。

第四条 下列证书及资料由专人负责统一保管:

1. 所有资信文件:评估报告、年检报告等。

2. 重要文件,如国标文件、管理制度文件等。

3. 所有由重要机构或组织颁布的证件等。

第五条 社启中心由专人负责管理重要文件资料,其职责如下:

1. 负责有关证书的申办、变更、年检、延期等工作。

2. 严格按照社启中心的有关制度办理有关借阅、借用、复印等工作。

3. 严格执行交接转移手续。

第六条 证书资料的借阅、借用、复印管理

1. 社启中心员工因工作需要必须借阅、借用、复印证书资料时,应填写《借用登记表》,写明事由及拟用证书资料名称、件数、归还期限等,经主任同意并签名确认后,方可办理相应手续。

2. 凡借阅、借用证书资料,必须在申请日期内归还,不能按时归还的应申请延期,手续与上述1相同,但最长不得超过20个工作日。

第七条 不得涂改、出租、出借社启中心证书。

第八条 违规责任

1. 凡因保管不善或借用、借阅手续不齐,导致证书及重要文件资料遗失的,由资料保管人员承担补办费用及相关责任。

2. 凡因借用、借阅人过失而造成的证书资料灭失,由借用、借阅人承担补办费用及相关责任。

 

第三章  印章的管理及使用

第九条 印章的名称、规格、式样

印章的名称及规格按照社会服务机构有关印章的相关规定办理。

社启中心印章式样分为:机构公章、财务专用章及法人印鉴。

第十条 印章的刻制、启用

社启中心须在依法完成登记成立后,方可凭登记证书申请刻制印章。

印章须经登记管理机关备案后,方可启用。新印章启用前要做好戳记,并留样保存,以便备查。

社启中心新印章启用时由办公室下发新章启用文件。  

第十一条 印章的保管、交接

社启中心印章应落实专人保管,具体为:

(一)机构公章、法人印鉴由法定代表人指定办公室专人负责保管;

(二)财务专用章由财务部门指定两人分别保管。

财务专用章与法定代表人印鉴,应分开保管。

各印章保管人员名单需报办公室备案。

印章保管需有记录,注明公章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等。

印章移交需办理手续,签署移交证明,注明移交人、接交人、监交人、移交时间和图样等信息。

机构员工保管社启中心印章的,须办理印章移交手续后方可办理离职手续。

如外出公差须将公章交由机构指定的临时保管人代为保管,并办理临时交接手续。

第十二条 印章的更新、遗失与停用

印章更新,应交回原印章后,方可刻制新的印章。

印章遗失,应立即向社会声明作废,并申请补刻和备案。

有下列情形之一,相关印章须停用:

(一)机构名称变更;

(二)印章损坏、遗失、被窃;

(三)机构注销、吊销、撤销。

印章停用须经法定代表人批准,及时将停用印章送办公室封存或销毁,建立印章上交、存档、销毁登记档案。

机构准予注销后,由登记管理机关收缴印章。机构被撤销登记或吊销登记证书的,由登记管理机关收缴印章,拒不缴回或者无法缴回印章的,由登记管理机关公告作废。

第十三条 印章的使用

(一)使用原则:社启中心各级人员使用印章须按逐级管理原则,将其与所需用印的文件一并逐级上报,经社启中心理事长或主任审批后,方可用章。

(二)建立用章登记制度,严格审批手续,不符合规定的和不经相关负责人签发的文件,印章管理人有权拒印。《机构公章使用登记表》作为用印记录由印章保管人留存,每年12月31日将用印台帐整理后汇总归档。

(三)用印程序: 各类用印文件经部门主管审核、理事长或主任批准。其中,涉及法律等重要事项需使用印章的,须依有关规定经监事或法律顾问审核。

用印人填写《用印登记单》,载明用印时间、发往何处、份数等,经负责人签字批准;

印章保管人应对文件内容和载明的签署情况予以核对,经核对无误方可盖章,并在用印单上签字。

(四)外出用印:印章原则上不允许带出社启中心,确因工作需要将印章带出使用的,应事先填写《外带机构印章申请》,载明外带印章用途、地点、时间、办事机构、同往人员等,经社启中心理事长或主任批准后,方可外带使用。

第十四条 责任

印章保管人必须妥善保管印章,并做好印章管理档案记录和整理归档。

任何人员不得伪造、涂改、出租、出借、转让社启中心印章。必须严格依照本制度规定使用印章,未经本制度规定的程序,不得擅自使用。

违反本制度规定,机构将追究相关人员责任。对机构造成损失或不良社会影响的,视情节轻重给予处分或责令赔偿,构成犯罪的,依法追究法律责任。


第四章  附则

第十五条 本制度于第一届理事会第四次会议审议通过,即日起施行。

北京社启社会组织建设促进中心

     2019 年  2 月 24 日