北京社启社会组织建设促进中心

证书印章管理制度

第一章 总则

第一条 目的

为了保障北京社启社会组织建设促进中心（以下简称“社启中心”）的合法权益，保证所有证书原件、申办原始资料及其重要文件资料的妥善保管，防止遗失并保证按时备案复检，以及印章使用的合法性、严肃性和可靠性，加强对机构印章的管理，根据《民办非企业单位登记管理暂行条例》等有关法规政策规定，结合社启中心实际，制定本制度。

第二条 适用范围

本制度适用于社启中心所有部门及工作人员。

第二章 证书的管理及使用

第三条 社启中心的法人登记证书挂在社启中心对外办公的显著位置，其他证书和证书副本由专人妥善保管。

第四条 下列证书及资料由专人负责统一保管：

1. 所有资信文件：评估报告、年检报告等。

2. 重要文件，如国标文件、管理制度文件等。

3. 所有由重要机构或组织颁布的证件等。

第五条 社启中心由专人负责管理重要文件资料，其职责如下：

1. 负责有关证书的申办、变更、年检、延期等工作。

2. 严格按照社启中心的有关制度办理有关借阅、借用、复印等工作。

3. 严格执行交接转移手续。

第六条 证书资料的借阅、借用、复印管理

1. 社启中心员工因工作需要必须借阅、借用、复印证书资料时，应填写《借用登记表》，写明事由及拟用证书资料名称、件数、归还期限等，经主任同意并签名确认后，方可办理相应手续。

2. 凡借阅、借用证书资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请延期，手续与上述1相同，但最长不得超过20个工作日。

第七条 不得涂改、出租、出借社启中心证书。

第八条 违规责任

1. 凡因保管不善或借用、借阅手续不齐，导致证书及重要文件资料遗失的，由资料保管人员承担补办费用及相关责任。

2. 凡因借用、借阅人过失而造成的证书资料灭失，由借用、借阅人承担补办费用及相关责任。

第三章  印章的管理及使用

第九条 印章的名称、规格、式样

印章的名称及规格按照社会服务机构有关印章的相关规定办理。

社启中心印章式样分为：机构公章、财务专用章及法人印鉴。

第十条 印章的刻制、启用

社启中心须在依法完成登记成立后，方可凭登记证书申请刻制印章。

印章须经登记管理机关备案后，方可启用。新印章启用前要做好戳记，并留样保存，以便备查。

社启中心新印章启用时由办公室下发新章启用文件。  

第十一条 印章的保管、交接

社启中心印章应落实专人保管，具体为：

（一）机构公章、法人印鉴由法定代表人指定办公室专人负责保管；

（二）财务专用章由财务部门指定两人分别保管。

财务专用章与法定代表人印鉴，应分开保管。

各印章保管人员名单需报办公室备案。

印章保管需有记录，注明公章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等。

印章移交需办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间和图样等信息。

机构员工保管社启中心印章的，须办理印章移交手续后方可办理离职手续。

如外出公差须将公章交由机构指定的临时保管人代为保管，并办理临时交接手续。

第十二条 印章的更新、遗失与停用

印章更新，应交回原印章后，方可刻制新的印章。

印章遗失，应立即向社会声明作废，并申请补刻和备案。

有下列情形之一，相关印章须停用：

（一）机构名称变更；

（二）印章损坏、遗失、被窃；

（三）机构注销、吊销、撤销。

印章停用须经法定代表人批准，及时将停用印章送办公室封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁登记档案。

机构准予注销后，由登记管理机关收缴印章。机构被撤销登记或吊销登记证书的，由登记管理机关收缴印章，拒不缴回或者无法缴回印章的，由登记管理机关公告作废。

第十三条 印章的使用

（一）使用原则：社启中心各级人员使用印章须按逐级管理原则，将其与所需用印的文件一并逐级上报，经社启中心理事长或主任审批后，方可用章。

（二）建立用章登记制度，严格审批手续，不符合规定的和不经相关负责人签发的文件，印章管理人有权拒印。《机构公章使用登记表》作为用印记录由印章保管人留存，每年12月31日将用印台帐整理后汇总归档。

（三）用印程序： 各类用印文件经部门主管审核、理事长或主任批准。其中，涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经监事或法律顾问审核。

用印人填写《用印登记单》，载明用印时间、发往何处、份数等，经负责人签字批准；

印章保管人应对文件内容和载明的签署情况予以核对，经核对无误方可盖章，并在用印单上签字。

（四）外出用印：印章原则上不允许带出社启中心，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写《外带机构印章申请》，载明外带印章用途、地点、时间、办事机构、同往人员等，经社启中心理事长或主任批准后，方可外带使用。

第十四条 责任

印章保管人必须妥善保管印章，并做好印章管理档案记录和整理归档。

任何人员不得伪造、涂改、出租、出借、转让社启中心印章。必须严格依照本制度规定使用印章，未经本制度规定的程序，不得擅自使用。

违反本制度规定，机构将追究相关人员责任。对机构造成损失或不良社会影响的，视情节轻重给予处分或责令赔偿，构成犯罪的，依法追究法律责任。

第四章  附则

第十五条 本制度于第一届理事会第四次会议审议通过，即日起施行。

北京社启社会组织建设促进中心

     2019 年  2 月 24 日